Het 23e Vlaams Kwaliteitscongres “Doorbraak – Richting kiezen voor de toekomst” heeft plaatsgevonden op 7 en 8 oktober 2010, in muziekcentrum “De Bijloke” in Gent. Tijdens de eerste dag hebben Luc Hoebeke en Mike van de Wijnckel het ervaringsgerichte traject “Daadkracht voor doorbraak” begeleid. Zo hebben 50 managers uit allerlei sectoren met het simulatiespel ecopolicy gewerkt.

 

Een persoonlijke reflectie

De dag werd geopend door Luc Hoebeke die 4 deelnemers in een panel uitnodigde om te vertellen over hun eigen werk en hun ervaringen met het voorgaande congres dat in het teken stond van waarderend (actie)onderzoek (“Appreciative Inquiry”) om zo verbindingen te zoeken met deze bijeenkomst. Voor het congres had Luc zijn intentie voor deze dag al bekend gemaakt in het artikel “Het beheersparadigma voorbij” in de VCK-Kwaliteitskrant:

“Ik wil de deelnemers op het komende VCK-congres laten ervaren dat het mogelijk is om te werken in complexe systemen zonder dat je de complexiteit per se moet beheersen. Hoe meer je wil beheersen, hoe meer er verkeerd loopt.”

In dit interview met Christine Huyge (zelfstandig journaliste) brengt Luc Hoebeke meerdere thema’s in die zeker relevant zijn voor kwaliteitszorg:

  • De grenzen van modellen in menselijk werk
  • De zin en onzin van meten in organisaties
  • Eigenaarschap en het verenigen van denken en doen
  • Taboes rondom het maken van fouten
  • Actie- en waarderend onderzoek met simulaties als hulpmiddel
  • Het belang van verschillende wereldbeelden, agenda’s en conflicten
  • Leren omgaan met complexiteit en overvloed en de rol van jongeren.

vck1

Nadat de 4 panelleden hun verhalen hadden gedeeld, verbond Luc Hoebeke dit met de bovenstaande thema’s in zijn spreektijd. Hieruit kwamen al interessante vragen en reflecties uit de hele deelnemersgroep. Het doel van deze dag was om deze thema’s te ervaren met behulp van de game ecopolicy. Eén van de panelleden gaf ook aan dat dit congres een betekenisvolle ontmoetingsplaats is om met andere mensen in andere situaties ervaringen op te doen en dit terug te relateren aan de eigen werksituatie. Dit is een belangrijk principe in het werken met ecopolicy: het zoeken van analogieën tussen verschillende situaties (oftewel analoog samenwerken?). Om de game in te brengen in deze groep vertelde Mike van de Wijnckel over zijn eigen werk als systeempracticus, over de ontwikkelhistorie van ecopolicy over meer dan 30 jaar en zijn ervaringen van het afgelopen jaar met zeer diverse jongeren en volwassenen die met het simulatiespel hebben gewerkt in België en Nederland. Na een korte instructie over de werking van het spel zelf, gingen 6 groepen (ca. 8 personen per groep) aan de slag in een eerste testronde als regering van hun virtueel land “Cybernetia”. Zoals Luc Hoebeke terecht en speels opmerkte was het doel hiervan “om gewoon wat te knoeien!” en bekend te worden met het spel. Plenair werden na deze eerste test al mooie waarnemingen, stellingen en vragen gedeeld, ook weer in relatie tot kwaliteitsmanagement en managementkwaliteit. Zo werd duidelijk dat de groepen verschillend van start gingen met het spel: sommige groepen probeerden “gewoon” wat op basis van trail and error, en andere groepen bestudeerden eerst meer de situatie vooraleer besluiten te nemen. Een interessante werkhypothese is dat als er vanuit wordt gegaan dat in een groep beide leerstrategieën min of meer aanwezig zijn (respectievelijk serialistisch en holistisch), dat in interactie met de game er sneller een eigen gecombineerde leerstrategie ontwikkelt die versatiel is te noemen die een groep veerkrachtiger en performanter maakt dan een groep die niet simuleert (voor meer over leerstrategieën zie Gordon Pask).

Na de lunch waren er drie spelrondes voor de groepen. In iedere groep werden twee verschillende rollen verdeeld: spelers en observatoren. Dus in de eerste ronde was de ene helft van de groep het kabinet van hun land en de andere helft de oppositiepartij. Na de speeltijd kon iedere groep gezamenlijk discussiëren over hun ervaringen. In de tweede ronde werden de rollen omgedraaid en in de laatste ronde werkten alle groepsleden samen als één regering (dus er waren geen aparte observatoren meer). Ondanks alle pogingen om instructies te geven, is het altijd mooi om als begeleider te zien hoe groepen hun eigen dynamiek, ritme en werkstijl krijgen: ze vormen een levend systeem. Het gebeurt niet sporadisch dat groepen spontaan hun pauze overslaan om verder te werken! Of juist andere groepen die hun pauze langer maken om hun strategie uit te werken.

Tijdens en na het congres drukte Luc Hoebeke de kracht van het simulatiespel ecopolicy zo uit:

“Een aandacht voor de eigen tijdconstante van interventies in systemen die meestal leiden tot tegen-intuïtieve resultaten. Het introduceren van "onverwachte" gebeurtenissen in de simulatie die de deelnemers confronteert met het feit dat de robuustheid van een systeem niet afhangt van het voorzien en voorkomen van dergelijke gebeurtenissen, maar dat de "regeergroep" er leert mee om te gaan.”

Als afronding van de dag konden de groepen hun ervaringen delen met de anderen. Zo had een groep een verschil tussen de mannen en vrouwen in hun groep ervaren in het werken met de game. Een andere deelnemer maakte de link met het thema “mergers & acquisitions”, waar wellicht vaak veel interacties en sociale processen buiten beschouwing blijven om een fusie te laten slagen maar wel essentieel zijn. Een volgende groep vond dat mensen zich eerst goed moeten voelen in hun werkgroep om te kunnen presteren. Dus in het werken met het simulatiespel is het groepswerk minstens zo belangrijk als het spel zelf. Na afloop van de sessie vertelde een deelnemer dat dit spel een mooie werkvorm is om op rituele wijze een sociaal proces in een (vreemde?) groep te ervaren, en dat had haar de hele dag beziggehouden. Ook over modelleren, besluiten nemen en meten werd door meerdere deelnemers benadrukt dat hun werksituatie zeer weerbarstig en onomkeerbaar is: ook hierbij wordt realtime monitoren en simuleren door een stabiele werkgroep alleen maar belangrijker om flexibiliteit te behouden in de praktijk. Het concept “realtime” krijgt hier een andere betekenis door, namelijk meten op het ritme dat past bij de dynamiek van het systeem. Iemand stelde dat deze systemische werkwijze veel assumpties in de huidige maatschappij in vraag stelt. Het slechtste gevoel van één van de groepen was dat nadat zij het spel voor de eerste keer succesvol hadden uitgespeeld, er toch een andere groep betere scores had: hier is de waarde van “het spel van competitie en concurrentie tussen ondernemingen” mooi in terug te herkennen. Ook de Pareto-regel (oftewel de 80/20-regel) werd herkend, namelijk dat het perfectioneren van oplossingen nooit werkt, maar dat het om evenwichtig en continu bijsturen gaat. De laatste groep vond dat ze een goed team hadden gevormd: de onderlinge terugkoppeling en rolverdeling had goed gewerkt en in de laatste spelronde hadden ze hun twee aanwezige leerstrategieën gecombineerd. Die ervaring wilden zij graag meenemen naar hun eigen werk. Als afsluiting kon iedereen individueel hun thema inbrengen voor de volgende dag. Aan het prikbord zei iemand nog: “als wij in onze bedrijfsvergaderingen al onze hardnekkige problemen eens zouden uitwerken in de vorm van een spel, dan zouden we nooit zoveel eindeloze discussies hebben…”

Mike van de Wijnckel.

ecopolicy® is intellectueel eigendom van Malik Management.


Download:

VCK - Kwaliteitskrant - artikel "Het beheersparadigma voorbij"


Links:

ecopolicy in Nederland

Vlaams Centrum voor Kwaliteitszorg: www.vck.be